home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Belgian Amiga Club - ADF Collection / BS1 part 47.7z / BS1 part 47 / EasyLedgers rev A2 (1988)(Sybiz)[cr Piranhas][WB].7z / EasyLedgers rev A2 (1988)(Sybiz)[cr Piranhas][WB].adf / EasyLedgers_Resources / helpfile < prev    next >
Text File  |  1989-03-21  |  6KB  |  220 lines
  1. <00001>
  2.  
  3.          Dont read this because it isnt an official Help Screen
  4.  
  5. <00002>
  6.                     -----=====BOOKS=====-----
  7.  
  8.  
  9. PURCHASE BOOK
  10.  
  11.       Contains  your  supplier  records.  Handles  entry  of purchase
  12.    invoices, credits, payments and journal adjustments.
  13.  
  14.  
  15. SALES BOOK
  16.  
  17.       Contains your debtor records.  Handles sales invoices, credits,
  18.    receipts and writes off of bad debts.
  19.  
  20.  
  21. LEDGER BOOK
  22.  
  23.       Your  general ledger  comprising income,  expenses,  assets and
  24.    liability  accounts.   Cashbook  and  journal  entries.  Financial
  25.    statements which summarise your company's health.
  26.  
  27.  
  28. INVENTORY BOOK
  29.  
  30.       Contains your stock  records and  price lists.  Entry of  goods
  31.    inwards/outwards movements and stocktakes.
  32.  
  33.  
  34.  
  35.                     -----=====UTILITIES=====-----
  36.  
  37.  
  38. EDIT SALES TAX
  39.  
  40.       The Sales Tax  codes are used to specify  tax rates and amounts
  41.    of  tax collected.  This  function Allows  the  operator  to alter
  42.    existing or create new Sales Tax rates and figures.
  43.  
  44.  
  45. EDIT SALES ANALYSIS
  46.  
  47.       The  Sales  Analysis  codes  can be  used to divide  all  Sales
  48.    figures  by  different  criteria,  e.g.  Department,  SalesPerson,
  49.    State, e.t.c. This function  allows the operator to alter existing
  50.    or create new Sales Analysis rates and figures.
  51.  
  52.  
  53. EDIT AUTO POSTING ACCOUNTS
  54.  
  55.       The Auto Postings Accounts are  used by EasyLedgers  to collate
  56.    figures such as Cash In Bank  which can be generated  in the Sales
  57.    and Purchase Books,  into the  appropriate General Ledger Account.
  58.    This function allows the operator to alter the account into  which
  59.    the posted amount is allocated to.
  60.  
  61.  
  62. EDIT DATABASE DETAILS
  63.  
  64.       The  Edit DataBase Details  function  is used to alter  certain
  65.    details  such as  LetterHead,  Company name  and address,  Invoice
  66.    numbering, e.t.c..
  67.  
  68.  
  69. REBUILD ACCOUNTS
  70.  
  71.       Automatically reconstructs the  internal indices  the  software
  72.    uses  to  locate  data.  Use  this  if  a  power  cut  or computer
  73.    malfunction causes apparent loss of data.
  74.  
  75.  
  76. END OF MONTH
  77.  
  78.       Moves all of the books forward together into a new month. Clears
  79.    transactions in the Sales and Purchase Books  and optionally in the
  80.    Ledger and Inventory Books.
  81.  
  82.  
  83. END OF YEAR
  84.  
  85.       Moves all the books forward into a new financial year and clears
  86.    all transaction histories.
  87.  
  88.  
  89.                      -----=====REPORTS=====-----
  90.  
  91.  
  92. TRANSACTION LOG
  93.  
  94.       Prints an  audit trail  listing of  all financial  transactions
  95.    which have  occurred since the  last log was printed.  This should
  96.    be printed daily and must be printed up to date before a new month
  97.    or year can be done.
  98.  
  99.  
  100. SYSTEM STATUS
  101.  
  102.       Prints a report showing  the volumes of data in each book,  the
  103.    automatic postings to the Ledger Book and company information.
  104.  
  105. <00005>
  106.                      -----=====ACCOUNTS=====-----
  107.  
  108.  
  109. NEW ACCOUNTS
  110.  
  111.       To add a new account, point at the desired (empty) location and
  112.    click the left mouse button once. Then select NEW from the PROJECT
  113.    menu.
  114.  
  115.  
  116. OPENING ACCOUNTS
  117.  
  118.       To change the non-financial information in an account, point at
  119.    it and  click the left  mouse button  once. Then pull down PROJECT
  120.    and select OPEN.
  121.  
  122.  
  123. SEARCHING ACCOUNTS
  124.    
  125.       To find an account quickly, just type the account number or any
  126.    part of the account  title and press return. It does not matter if
  127.    you use upper or lower case when typing.
  128.    
  129.       Alternatively,  pull down SPECIAL,  select SEARCH and then type
  130.    as described above.
  131.    
  132.       If the  account is not  the one you want  and you wish to  find
  133.    the next  occurence of the  same text  then pull  down SPECIAL and
  134.    select SEARCH AGAIN.
  135.    
  136.  
  137. SELECTING ACCOUNTS
  138.    
  139.       To select an account for an operation,  just point the mouse at
  140.    it and click  the left mouse button.  Then pull down  the menu you
  141.    require  and select the desired operation  (using the right  mouse
  142.    button).
  143.    
  144.       Each book  is split into  twelve sections.  You can  name these
  145.       sections by pointing at the required (named or blank) label and
  146.    double clicking the left mouse button. Type the new name and press
  147.    return.
  148.    
  149.       To move to a section,  point at the section label and click the
  150.    left mouse button once.
  151.    
  152.       To move through the pages within a section,  use the scroll bar
  153.    or the arrows at the bottom of the pages.
  154.    
  155.  
  156. VIEWING ACCOUNTS
  157.  
  158.       To take a quick look at the state of an account, just point the
  159.    mouse at it and double click the left  mouse button. Alternatively,
  160.    point  at  the  account,  click  the left button  once,  pull down
  161.    SPECIAL and select VIEW.
  162.  
  163.  
  164. MOVING ACCOUNTS
  165.  
  166.       Accounts may be moved around the book pages as follows:
  167.  
  168. To a new account on the same page:
  169.  
  170.       Point at the account, hold down the left mouse button, drag the
  171.    account to its new location and release the button.
  172.  
  173. To a different page in the same section:
  174.  
  175.       Point at the account and click the left mouse button. Pull down
  176.    down  EDIT and  select  CUT.  The account  will disappear. Use the
  177.    horizontal  scroll bar to turn to  the required page, point at the
  178.    new location and click the mouse. Pull down EDIT and select PASTE.
  179.  
  180. To a different section:
  181.  
  182.       Drag  the account  onto the required  section label and release
  183.    the left mouse button.
  184.  
  185.  
  186. DELETING ACCOUNTS
  187.  
  188.       Accounts may be deleted (closed)  at any time provided that the
  189.    balances are zero. Sales and Purchase Book accounts must also have
  190.    no current transactions and it is  therefore convenient to  delete
  191.    these after a new month/year  has been  done. Ledger Book accounts
  192.    cannot be deleted if an automatic posting points at them.
  193.    
  194.       To  delete  an  account,  point at it and click  the left mouse
  195.    button. Then pull down SPECIAL and select DELETE.
  196.    
  197.    
  198.                   -----=====TRANSACTIONS=====-----
  199.  
  200.  
  201.       Transactions are  used to adjust the  account balances.  Select
  202.    the account which is to receive a  transaction  by pointing  at it
  203.    and  clicking   the  left  mouse   button  once.  Then  pull  down
  204.    TRANSACTIONS and select the one you require.
  205.    
  206.       Transactions in the Sales,  Purchase and  Inventory Books  will
  207.    automatically update the relevant accounts in the Ledger Book.
  208.    
  209.       These automatic  postings  will occur when  you exit from  this
  210.    database or  when you  select  the transaction log  or Ledger Book
  211.    reports.
  212.    
  213.  
  214. <00011>
  215.  
  216. <99999>
  217.  
  218. >
  219.  
  220.